Politica de Privacidad

Nexus IT Experience recopila y procesa informacion para responder solicitudes, prestar servicios, operar soluciones SaaS, integrar sistemas, proteger la seguridad y mejorar la experiencia del cliente.

Esta politica aplica al sitio web, formularios, diagnosticos, demos, soporte, servicios profesionales, agentes de voz y chat, automatizaciones, integraciones y servicios SaaS ofrecidos por Nexus IT Experience.

En actividades comerciales propias, administracion del sitio, ventas, facturacion, seguridad y soporte general, Nexus puede actuar como responsable o controlador de datos personales.

Cuando un cliente contrata servicios SaaS o integraciones para procesar datos de sus usuarios, pacientes, leads, empleados o clientes finales, Nexus normalmente actua como encargado, procesador o proveedor de servicios bajo instrucciones documentadas del cliente, sujeto al contrato y al Acuerdo de Procesamiento de Datos aplicable.

Segun el caso de uso, podemos recopilar nombre, empresa, cargo, email, telefono, industria, mensajes enviados por formularios, informacion enviada por canales de mensajeria, datos de leads y prospectos, informacion de llamadas, metadatos de llamadas, grabaciones si el cliente las habilita, transcripciones, resumenes generados por IA, datos de CRM, calendario, disponibilidad, tickets, solicitudes de soporte, IP, navegador, dispositivo, paginas visitadas, cookies, analitica, informacion de facturacion y datos provenientes de integraciones autorizadas por el cliente.

Tambien podemos procesar identificadores de cuenta, roles de usuario, permisos, registros de acceso, eventos de autenticacion, configuraciones de integracion, credenciales tecnicas protegidas, tokens, logs de sistema, parametros de enrutamiento, reglas de automatizacion, archivos enviados al soporte y datos necesarios para prevenir fraude, abuso o accesos no autorizados.

Usamos la informacion para responder solicitudes de contacto, agendar demos, preparar diagnosticos, prestar servicios contratados, automatizar recepcion, soporte y seguimiento, integrar CRM, PBX, mensajeria, calendarios o Service Desk, crear reportes, mejorar productos, cumplir obligaciones legales y contractuales, proteger la seguridad y prevenir fraude, abuso o uso no autorizado.

No vendemos datos personales. No usamos datos del cliente para entrenar modelos generales de terceros salvo autorizacion contractual expresa o una configuracion documentada que lo permita. Podemos usar datos agregados, anonimizados o estadisticos para medicion operativa, seguridad, calidad y mejora del servicio.

Algunas soluciones pueden procesar llamadas de voz. Las llamadas pueden generar grabaciones, transcripciones, resumenes y metadatos si el cliente activa esas funcionalidades. El cliente es responsable de informar a sus usuarios finales cuando la ley aplicable requiera consentimiento o aviso de grabacion. Nexus procesa estos datos segun el alcance contratado y las instrucciones del cliente.

Demo interactivo en el sitio web: el demo de voz disponible públicamente en este sitio (la recepcionista virtual de demostración) no requiere ni recopila datos reales del visitante, y las conversaciones sostenidas durante el demo no se graban, no se transcriben ni se almacenan bajo ninguna circunstancia. Esta experiencia es distinta del producto contratado por nuestros clientes, donde la grabación, transcripción y almacenamiento de llamadas dependen de la configuración que el cliente active para su propia operación.

Las grabaciones, transcripciones y resumenes pueden procesarse mediante proveedores especializados de voz, IA, telefonia, almacenamiento, seguridad y analitica operacional. Estos proveedores se usan bajo obligaciones contractuales y controles tecnicos razonables, sin revelar aqui la arquitectura interna ni proveedores especificos.

La solucion puede procesar mensajes enviados o recibidos por canales digitales autorizados por el cliente. Estos mensajes pueden contener datos personales. El cliente debe asegurarse de tener base legal o consentimiento adecuado para comunicaciones automatizadas, comerciales o transaccionales.

El cliente es responsable de respetar reglas de opt-in, opt-out, identificacion del remitente, horarios permitidos, contenido prohibido y demas condiciones aplicables a comunicaciones por mensajeria, email, SMS, telefonia, chat o canales equivalentes.

Nexus puede conectarse con sistemas externos autorizados por el cliente. Los datos procesados dependen de permisos, alcance tecnico y configuracion. Las integraciones pueden incluir CRM, PBX, SIP, mensajeria, calendarios, Service Desk, EHR, PMS, ecommerce, POS, LOS, sistemas de seguros, dispatch, directorios de identidad y APIs.

Algunas implementaciones pueden depender de plataformas SaaS o IaaS de terceros para identidad, directorio, autenticacion, calendarios, CRM, agenda, voz, IA, almacenamiento, automatizacion, monitoreo y entrega de comunicaciones. El cliente autoriza a Nexus a usar dichos proveedores en la medida necesaria para prestar el servicio contratado, sujeto al contrato, DPA y limites de configuracion aplicables.

Las bases legales pueden incluir consentimiento, ejecucion de contrato, interes legitimo, cumplimiento legal e instrucciones del cliente como responsable de datos. La base legal aplicable dependera de la jurisdiccion, el tipo de dato, el caso de uso y la relacion entre Nexus, el cliente y el usuario final.

Cuando el cliente actua como responsable de datos, el cliente debe determinar y documentar la base legal aplicable, entregar avisos de privacidad, obtener consentimientos requeridos y atender solicitudes de sus usuarios finales. Nexus asistira razonablemente segun contrato.

Podemos compartir datos con proveedores de infraestructura, plataformas de comunicacion, identidad, seguridad, procesadores de pago, analitica, CRM, soporte, subprocesadores tecnicos necesarios y autoridades cuando exista obligacion legal. No vendemos datos personales a anunciantes.

Las categorias de subprocesadores pueden incluir infraestructura cloud, seguridad, identidad y acceso, voz y telefonia, motores de IA, mensajeria, CRM y calendarios, automatizacion, soporte, facturacion, observabilidad, almacenamiento, email y servicios profesionales. La lista especifica puede entregarse bajo acuerdo de confidencialidad o contrato empresarial cuando sea necesario.

Conservamos la informacion durante el tiempo necesario para prestar el servicio, cumplir obligaciones legales, resolver disputas, mantener seguridad, generar reportes o segun contrato.

• Leads y solicitudes comerciales: hasta 36 meses desde la ultima interaccion, salvo obligacion legal o solicitud valida de eliminacion.
• Datos de cuenta, configuracion y contratos: durante la vigencia del servicio y hasta 7 anos para registros administrativos, fiscales o de defensa legal.
• Tickets de soporte: hasta 36 meses despues del cierre, salvo que el contrato indique otro plazo.
• Grabaciones de llamadas: por defecto hasta 90 dias cuando esten habilitadas, salvo retencion distinta pactada.
• Transcripciones, resumenes y metadatos operativos: por defecto hasta 180 dias, salvo configuracion o contrato distinto.
• Logs de seguridad y auditoria: normalmente entre 12 y 24 meses, segun criticidad, arquitectura y plan contratado.
• Backups: se eliminan por ciclos tecnicos normales y no siempre permiten borrado granular inmediato.

Segun la jurisdiccion, los usuarios pueden solicitar acceso, correccion, eliminacion, oposicion, limitacion, portabilidad o retiro de consentimiento. Las solicitudes pueden depender de la jurisdiccion aplicable y de si Nexus actua como responsable o encargado/procesador de datos.

Cuando la solicitud se relacione con datos procesados por cuenta de un cliente, Nexus puede remitir la solicitud al cliente o actuar segun sus instrucciones. Para ejercer derechos, escribe a privacy@nexusitexperience.com e incluye informacion suficiente para verificar la solicitud.

Aplicamos medidas como cifrado en transito, controles de acceso, gestion de permisos, monitoreo, auditoria cuando aplique, buenas practicas de infraestructura y proteccion contra acceso no autorizado.

Las medidas pueden incluir autenticacion centralizada, control de acceso basado en roles, minimo privilegio, segregacion logica, gestion de secretos, cifrado en transito, respaldos, registros de auditoria, monitoreo, revision de integraciones y procedimientos de respuesta a incidentes.

Al operar servicios SaaS e integraciones cloud, los datos pueden procesarse en paises distintos al pais del usuario o cliente. Nexus implementara mecanismos contractuales y tecnicos razonables segun el alcance contratado y la legislacion aplicable.

Cuando corresponda, estos mecanismos pueden incluir acuerdos de procesamiento, clausulas contractuales, evaluaciones de transferencia, restricciones de acceso, cifrado y seleccion de regiones o entornos disponibles dentro de los limites tecnicos de los proveedores utilizados.

Si Nexus confirma un incidente que afecte datos personales procesados bajo contrato, notificara al cliente sin demora indebida conforme al contrato, la naturaleza del incidente, la informacion disponible y la ley aplicable. El cliente conserva responsabilidad sobre notificaciones a sus usuarios, autoridades o terceros cuando actue como responsable de datos.

Nuestros servicios estan dirigidos a empresas y no a menores de edad. No recopilamos intencionalmente datos de menores sin autorizacion adecuada.

Podemos actualizar esta politica. Entidad legal: Nexus IT Experience LLC. Direccion legal: 1065 SW 8th St, Miami, FL 33130 USA. Ultima actualizacion: 11 de junio de 2026.

Contacto legal: legal@nexusitexperience.com. Contacto privacidad: privacy@nexusitexperience.com.